SINDICATO UNITARIO DE LA GOBERNACIÓN DEL VALLE DEL CAUCA
NOSOTROSCONTACTO 24 Oct, 2021

En la Gobernación del Valle del Cauca exigen documentos innecesarios para tramitar anticipos de cesantías

De manera irregular, en la Gobernación del Valle del Cauca se exigen a los empleados, requisitos derogados por la normatividad anti trámites. 


Santiago de Cali, Junio 6 de 2018.
Doctora
DILIAN FRANCISCA TORO
Gobernadora
Departamento del Valle del Cauca
Palacio de San Francisco
Ciudad
Asunto: Derecho de Petición Requisitos y Trámite de reconocimiento y pago de cesantías parciales.
El Sindicato Unitario de la Gobernación del Valle del Cauca—SUGOV—en ejercicio de su función de defensa de los derechos de los empleados, acogiéndonos al artículo 23 de la Constitución Nacional, elevamos ante su Despacho el siguiente Derecho de Petición que se fundamenta en las siguientes actuaciones:
Actualmente el Departamento Administrativo de Desarrollo Institucional para el trámite del reconocimiento y pago de cesantías parciales (para reparaciones locativas, mejoramiento o construcción de vivienda, compra de vivienda, educación) formula una serie de exigencias que van en contravía de las leyes que regulan los requisitos, trámites y procedimientos que deben agotar las entidades públicas en ejercicio de sus funciones.
Tales exigencias además de dilatar en el tiempo el pago de los anticipos parciales, lesionan las finanzas de los funcionarios, contraviniendo la normatividad que describimos a continuación:
La Ley 962 de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos
Esta Ley en su artículo primero establece “Objeto y principios rectores. La presente ley tiene por objeto facilitar las relaciones de los particulares con la Administración Pública, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen de conformidad con los principios establecidos en los artículos 83, 84, 209 y 333 de la Carta Política. En tal virtud, serán de obligatoria observancia los siguientes principios como rectores de la política de racionalización, estandarización y automatización de trámites, a fin de evitar exigencias injustificadas a los administrados
…“Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de competencia de otras autoridades.”
Por su parte el artículo 5° del Decreto 019 de 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”:
Las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas.”
La Ley 1071 de 2006 establece que el reconocimiento y pago de cesantías parciales procede para compra y adquisición de vivienda, construcción, reparación y ampliación de la misma y  liberación de gravámenes del inmueble contraídos por el empleado, su cónyuge o compañero permanente.
Igualmente para adelantar estudios ya sea del empleado, su cónyuge, compañero permanente o de sus hijos.
En esta medida el Departamento sólo puede exigir los requisitos que acrediten la ocurrencia de los eventos enumerados, establecidos en el Decreto 2755 de 1966, pero sin las formalidades que eliminaron las normas anti trámites. No le está permitido y viola la norma, cuando exige requisitos adicionales diferentes a los descritos.
Exigir el Certificado de Tiempo de Servicios con el respectivo costo de estampillas cercano a los $30 mil pesos cuando la misma entidad es quien lo expide es ir en contravía del Decreto 019 de 2012 en su artículo 9 que establece: “Cuando se esté adelantando un trámite ante la Administración, se prohíbeexigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.”
Pero además, es violar el principio de economía antes mencionado y el artículo 13 del Decreto 2150 de 1995, vigente, que establece el que “…en todas las actuaciones públicas quedan prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad de acceder”.
La expedición del tiempo de servicio es una obligación de la Administración, no puede ser un requisito que debamos demostrar,  con el agravante que la misma tiene, de dilatar el trámite en los 15 días.
En lo que respecta a la fotocopia de cedula de ciudadanía ampliada, obra en la misma línea, ya que la propia Administración tiene en sus archivos dicho documento. Exigir el contrato de obra civil firmado por el ingeniero civil o arquitecto o promesa de compraventa autenticada, es violar el artículo 24 de la Ley 962 de 2005 que establece que “… las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante las autoridades públicas, no requerirán de autenticación.” De igual manera no procede la exigencia de declaraciones juramentadas.
Las normas que regulan el reconocimiento y pago de las cesantías a los funcionarios públicos, no contemplan en ninguno de sus articulados la exigencia de paz y salvos, y como ya se dijo, las autoridades no pueden establecer requisitos más allá de los que la ley permite.
En consecuencia le solicitamos a la Administración Departamental informar cuál es el fundamento legal para hacer estas exigencias.
En todo caso y de existir—estamos convencidos que no–, como lo establece la normatividad vigente, sería la Administración la que tendría que solicitar los paz y salvos y no cargar esa obligación a los funcionarios.
El SUGOV solicita que para el trámite del reconocimiento y pago de las cesantías no se le exija a los empleados el certificado de tiempo de servicio con estampilla, que no se pida la copia de los documentos que la propia Administración posee, que se eliminen la autenticación de documentos y las declaraciones juramentadas ante notario y la exigencia de paz y salvos.
Atentamente,
Junta Directiva
Sindicato Unitario de la Gobernación del Valle del Cauca—SUGOV—   
Con Copia a la Procuraduría General de la Nación

Álvaro Ruiz

Cali, Abril/58. Economista con estudios pos universitarios Universidad de la Habana-Cuba. Especialización Administración Pública UNIVALLE. Directivo Sugoviano y Líder Comunitario –JAC, Coordinador de Cuadra. Escribe desde 1984, siendo su primer fragmento “Tristeza y Alegría”. Desde entonces no ha cesado de trazar unas cuantas líneas denominadas MI VOZ. Su escuela literaria su Tío el Escritor caleño Arturo Alape. Prepara compilación de sus trazos diversos pero unitarios: Imaginar Futuro como lo decía Galeano.


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